1. Is het beleid door de directie vastgesteld?
Het vaststellen van het antidiscriminatiebeleid wordt belegd bij de directie. Het wordt aanbevolen om het beleid als ‘living document’ op te stellen en jaarlijks opnieuw te beoordelen.
2. Wordt het beleid regelmatig (jaarlijks) getoetst en onderhouden?
Vereist is dat het beleid geen vaststaand gegeven is, maar regelmatig wordt gemonitord of het beleid effectief is en zo nodig wordt aangepast. Toetsing vindt bij voorkeur eens per half jaar, maar minimaal één keer per jaar plaats, bijvoorbeeld door:
Met managers en directie minimaal één keer per jaar in gesprek te gaan over de inhoud van het beleid. Indien dit op basis van praktijkervaringen nodig is wordt het beleid aangepast.
Mystery (call of guest) onderzoeken te doen, waarbij de uitkomsten worden geëvalueerd en conclusies worden ingepast in het bestaande beleid. Goed om te weten: de ABU voert periodiek onaangekondigd mystery (call of guest)-onderzoek uit. Leden krijgen na afloop daarvan hun eigen resultaten.
Via een interne enquête houd je in de gaten hoe de kennis van jouw medewerkers is op het gebied van antidiscriminatie.
Op andere wijze te toetsen of het huidige beleid daadwerkelijk discriminatie voorkomt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het monitoren van meldingen van discriminerende verzoeken m.b.v. een intern meldpunt. Indien blijkt dat het antidiscriminatiebeleid te weinig effect heeft wordt het beleid herzien.
3. Is het beleid bekend bij alle vaste medewerkers?
Om te zorgen dat het beleid bekend is bij alle vaste medewerkers is het van belang hier op regelmatige basis aandacht aan te besteden. Voor een effectieve uitvoering van het beleid is het van belang dat medewerkers zich gesteund voelen om discriminerende verzoeken af te wijzen door top down het belang van antidiscriminatie uit te dragen. Dit kan onder andere door (een combinatie van) de volgende voorbeelden:
Je verplicht de (lijn)managers het opgestelde beleid periodiek (bijv. per kwartaal of half jaar) te bespreken in het werkoverleg met de medewerkers en/of mee te nemen in onboarding en voortgangsgesprekken met individuele medewerkers.
Het antidiscriminatiebeleid is een onderdeel van het medewerkershandboek.
Via intranet zorg je voor communicatie omtrent het antidiscriminatiebeleid en/of tips en inhoudelijke informatie omtrent antidiscriminatie.
Via een (terugkerende) mailing maak je alle medewerkers attent (op aspecten van) het antidiscriminatiebeleid.
Je zorgt ervoor dat de voorlichtingswebsite (werkjijmeezegnee.nl) van de ABU als internetstartpagina is ingesteld, of zichtbaar en beschikbaar is voor elke medewerker.
Je maakt gebruik van het voorlichtingsmateriaal van de ABU, bijvoorbeeld de stickers, spieksheet, posters of de waaier. Dit materiaal is te downloaden of te bestellen via deze website deze website.
4. Wordt er actief invulling gegeven aan het beleid?
Het beleid dient niet enkel op papier te staan, maar er moet daadwerkelijk een actieve invulling aan dit beleid gegeven te worden. Dit kan bijvoorbeeld door:
Het (jaarlijks) opstellen van een lijst met actiepunten en/of stappen die je neemt om discriminatie te voorkomen. Deze lijst is beschikbaar via intranet of is bekend in jouw onderneming. Een onderdeel hiervan kan een stappenplan zijn voor medewerkers ‘hoe om te gaan met een discriminerend verzoek’.
Periodiek wordt binnen de organisatie op alle niveaus overleg gevoerd inzake het beleid. Bijvoorbeeld door a.d.h.v. praktijkvoorbeelden (intern ontvangen verzoeken, media of oordelen van het College voor de Rechten van de Mens) met medewerkers te bespreken hoe zij hierop hebben gehandeld of zouden handelen.
Het instellen van een ‘werkgroep’ van medewerkers die zich binnen de organisatie bezig houden met de actieve invulling van het beleid. Voor kleinere organisaties kan dit ook een aanspreekpunt met kennis van dit thema zijn (bijv. door het volgen van de training ‘Selecteren zonder Vooroordelen’).
Vacatures voor plaatsing te controleren op mogelijk discriminerende formuleringen. Hiervoor kunnen de uitgangspunten van het College voor de Rechten van de Mens worden gebruikt.
5. Maakt het beleid onderdeel uit van de opleiding van de vaste medewerker gedurende het gehele dienstverband?
Antidiscriminatie maakt tijdens het gehele dienstverband van medewerkers onderdeel uit van de (interne) opleidingen. Hier kan invulling aan worden gegeven door eigen trainingen over het voorkomen van discriminatie te organiseren of door een externe partij in te huren. Een andere optie is een jaarlijks terugkerende kennismeeting of toets. Interne test calls (met bespreking achteraf) en rollenspellen kunnen ook een mogelijkheid zijn om medewerkers te trainen.
Om leden hierin te faciliteren biedt de ABU meerdere keren per jaar tegen gereduceerd tarief de training ‘Selecteren zonder Vooroordelen’ aan. Deze training is bedoeld voor intercedenten, accountmanagers, recruiters en vestigingsmanagers van ABU-leden en is te volgen als onderdeel van het inwerkprogramma of voor medewerkers die langer in dienst zijn. In deze training wordt aandacht besteed aan vooroordelen, regelgeving t.a.v. discriminatie en vacatureteksten en wordt geoefend met het weerleggen van discriminerende verzoeken van opdrachtgevers. Daarnaast biedt de ABU gratis de e-learning-module ‘Diversiteit loont’ aan. Via de app worden aan de medewerkers korte meerkeuzevragen gesteld over discriminatiekwesties.
6. Bevat het beleid een klachtenprocedure voor zowel vaste medewerker als uitzendkracht?
In gevallen van discriminatie moet hier melding van (kunnen) worden gemaakt. Je dient een (online) klachtenregeling beschikbaar te maken. Hierbij moet duidelijk zijn waar de klacht naar toe kan en wie deze afhandelt. Kom je er samen niet uit? Of krijgt de uitzend- of payrollkracht bij jullie geen gehoor? Dan kan er een beroep worden gedaan op de ABU voor bemiddeling. Dit kan via Melding doen over een ABU-lid.
7. Wordt het beleid actief uitgedragen richting opdrachtgevers?
Het beleid dient niet enkel reactief (bij discriminerende verzoeken) te worden besproken met opdrachtgevers, maar ook proactief. Door actief richting opdrachtgevers uit te dragen waar ABU-leden voor staan is bij voorbaat duidelijk dat aan discriminerende verzoeken niet wordt meegewerkt, dit kan voorkomen dat opdrachtgevers later in de samenwerking een discriminerend verzoek doen. Het beleid kan onder andere proactief worden uitgedragen door:
Het antidiscriminatiebeleid op de website te plaatsen.
Een passage op te nemen over antidiscriminatie in Algemene Voorwaarden en/of opdrachtbevestiging en dit mondeling te bespreken met opdrachtgevers bij de start van een opdracht.
In nieuwsbrieven voor opdrachtgevers aandacht te besteden aan het thema.
Met een jaarlijks evenement aandacht te besteden aan antidiscriminatie (en diversiteit), bijvoorbeeld rond Diversity Day. Hierbij kan worden gedacht aan een webinar voor opdrachtgevers, een week van anoniem solliciteren of een ‘Diversity Talk’ met opdrachtgevers. Zie bijvoorbeeld deze [YE1] showcase.
In de showcases op deze website hebben enkele ABU-leden gedeeld hoe zij invulling geven aan het antidiscriminatiebeleid, bijvoorbeeld in dit voorbeeld.
Tip: besteed in het antidiscriminatiebeleid ook aandacht aan diversiteit in de interne organisatie. Op deze website kun je ook informatie vinden over het opstellen van een diversiteitsbeleid en wat meer diversiteit oplevert voor je organisatie.